Praca w salonie bez chaosu grafików: co zmienia autoukładanie zmian

W branży powtarza się, że grafik to sprawa dziesięciu minut raz w miesiącu. Siadasz w niedzielę wieczorem, rozpisujesz kto rano, kto po południu, wysyłasz na grupę i temat zamknięty. Prowadzę salon w Rybniku ósmy rok i mogę powiedzieć, że te dziesięć minut to jest tylko pierwsza wersja grafiku. Potem są jeszcze wersje od drugiej do siódmej, a każda z nich kosztuje mnie jakieś czterdzieści minut telefonów, przesuwania klientek i tłumaczenia, dlaczego pani Jola jednak nie ma czwartku o siedemnastej, tylko piątek o dziewiątej.

Kiedyś prowadziłam to na kartce w kalendarzu. Potem na tablicy w socjalnym. Potem w arkuszu, do którego dostęp miały wszystkie dziewczyny, i to był moment, kiedy naprawdę uwierzyłam, że rozwiązałam problem. Nie rozwiązałam. Arkusz pokazuje, kto pracuje, ale nie pokazuje, czy ten ktoś ma wolne miejsce na hybrydę z zabiegiem na dłonie, która trwa u nas godzinę czterdzieści, ani czy przypadkiem trzy klientki nie chcą jednocześnie tego samego okienka o osiemnastej w piątek.

Środa, kiedy wszystko się posypało

Najlepiej to pokazać na konkrecie. W marcu Weronika napisała mi o siódmej rano, że ma temperaturę i idzie do lekarza. L4 od zaraz, w środku tygodnia, kiedy grafik był ułożony na dwa tygodnie do przodu i wypełniony w jakichś osiemdziesięciu procentach.

Miała tego dnia dziewięć klientek. Nie osiem, nie dziesięć, dziewięć, bo pamiętam, że liczyłam je na palcach i zabrakło mi jednego. Trzy z nich udało się przepchnąć na Ewelinę, która akurat miała lukę po odwołaniu. Dwie zgodziły się na przełożenie na kolejny tydzień. Jedna przyjechała, bo nie odebrała telefonu, i zrobiłam ją sama między jednym a drugim spotkaniem z dostawcą. Pozostałe trzy po prostu przepadły. Przy naszym średnim koszyku, który wtedy oscylował koło stu trzydziestu złotych, to jest niecałe czterysta złotych, które nie weszły do kasy w jeden dzień, plus mój ranek zjedzony w całości na telefonach.

To nie jest historia o tym, że Weronika zrobiła coś źle. Człowiek choruje. To jest historia o tym, że mój sposób radzenia sobie z chorobą pracownicy polegał na tym, że ja siadam z telefonem i dzwonię. Osiem lat i tyle wypracowałam.

Co to w ogóle jest to autoukładanie

Zanim ktokolwiek pomyśli, że mówię o jakiejś sztucznej inteligencji, która sama zdecyduje, kto pracuje w sobotę: nie. Autoukładanie zmian w praktyce salonowej to jest coś dużo bardziej przyziemnego. Ty ustawiasz reguły, a system pilnuje, żeby nikt ich nie złamał.

U mnie reguły wyglądają mniej więcej tak. Ewelina nie pracuje w poniedziałki, bo ma zajęcia. Magda nie robi przedłużania rzęs po siedemnastej, bo po ośmiu godzinach jej oczy odmawiają współpracy i sama o to poprosiła, co uważam za bardzo dorosłe. W Wodzisławiu w soboty muszą być zawsze dwie osoby, bo tam jest większy ruch przy stanowiskach manicure. Nikt nie ma dwóch zamknięć pod rząd, jeśli następnego dnia ma otwarcie.

Wpisujesz to raz. Potem, kiedy układasz kolejny miesiąc, nie sprawdzasz ręcznie, czy przypadkiem nie dałaś Magdzie rzęs na osiemnastą. System po prostu nie pozwoli takiego terminu zarezerwować. Klientka wchodząca na stronę widzi wolne okienka Magdy do szesnastej trzydzieści i tyle, i nie ma awantury, bo nie ma czego kwestionować.

Brzmi banalnie. Do momentu, aż policzysz, ile razy w miesiącu ktoś jednak wpisał coś na siłę, bo klientka bardzo prosiła.

Grafik, który wie o rezerwacjach

Największa różnica między arkuszem a normalnym systemem jest taka, że arkusz to jest obrazek. Nie ma pojęcia, co się dzieje w kalendarzu wizyt. Możesz mieć w grafiku wpisaną Ewelinę na cały dzień i osobno, w zupełnie innym miejscu, dwanaście jej rezerwacji, i te dwie rzeczy nie rozmawiają ze sobą wcale.

Kiedy Weronika poszła na to L4, musiałam ręcznie przeklikać jej dzień i sprawdzić klientkę po klientce, kto co ma zarezerwowane, ile to trwa i czy ktokolwiek inny ma w ogóle taką lukę. Wtedy zaczęłam szukać czegoś, gdzie zmiana dostępności pracownicy od razu pokazuje mi, które wizyty zostają bez obsady i kto ma wolne okno o zbliżonej długości. Wylądowałam na system rezerwacji online Booksero, głównie dlatego, że mogłam mieć obie lokalizacje w jednym widoku i nie przełączać się między Rybnikiem a Wodzisławiem jak między dwoma światami.

Nie mówię, że to zabrało temat nieobecności. Dalej muszę dzwonić do klientek, dalej część z nich powie, że w takim razie w tym tygodniu nie da rady. Ale dzwonię przez dwadzieścia minut zamiast półtorej godziny, bo widzę od razu, kogo mogę zaproponować i na kiedy. To jest cała różnica i ona jest dużo mniej efektowna, niż obiecują reklamy.

Rzeczy, których to nie naprawia

Uczciwie: kilka spraw zostaje. Dziewczyny i tak zamieniają się między sobą zmianami przez WhatsApp i czasem zapominają wpisać to w system. Klientka, która chce konkretnie Ewelinę i nikogo innego, nie zgodzi się na Magdę niezależnie od tego, jak ładnie wygląda kalendarz. A grafik na święta zawsze będzie negocjacją, a nie algorytmem.

To ostatnie jest chyba najważniejsze i najmniej technologiczne. W grudniu siadamy we cztery i po prostu się dogadujemy, kto chce wolne w Wigilię, a kto woli wolne w sylwestra. Żaden system tego nie ustawi, bo to nie jest problem logistyczny, tylko rodzinny.

Co bym zrobiła inaczej

Gdybym miała cofnąć się do momentu, kiedy siedziałam z tym arkuszem i byłam z siebie zadowolona, powiedziałabym sobie jedną rzecz: sprawdź, ile godzin miesięcznie idzie na przekładanie wizyt, zanim uznasz, że masz to opanowane. Ja tego nie liczyłam przez lata. Kiedy w końcu policzyłam, wyszło mi coś koło sześciu godzin miesięcznie samych telefonów i poprawek, licząc bardzo ostrożnie i nie wliczając weekendów, kiedy odpisuję na Instagramie z kanapy.

Sześć godzin to jest u nas mniej więcej trzy pełne zabiegi. Trzy zabiegi miesięcznie, których nie zrobiłam, bo poprawiałam grafik.

Wdrożenie zajęło jakieś dwa tygodnie, z czego pierwszy tydzień to było głównie narzekanie, że po co nam to, przecież było dobrze. Ewelina przyzwyczaiła się najszybciej, Magda najdłużej, ale ona do dziś woli papierowy kalendarz przy stanowisku i ja jej tego nie zabieram. Ma go dla siebie, do notowania, co komu obiecała przy kawie.

Ostatnio w Wodzisławiu przyszła klientka na ósmą trzydzieści rano w poniedziałek. Sama sobie to zarezerwowała w niedzielę o dwudziestej trzeciej. Nikt jej nie dzwonił, nikt nic nie przekładał, nikt nie sprawdzał, czy ktoś w ogóle jest tego dnia na miejscu.